Salesforce - Lead Konvertierung

Hallo zusammen, heute erkläre ich wie man in Salesforce einen Lead in eine Kombination aus Contact/Account und Opportunity konvertiert und was dabei passiert. Viel Spaß dabei.

Der ganze Prozess vom "Lead-Erfassen" bis zur "Lead-Konvertierung" erstreckt sich über drei simple Abschnitte.

1.) Ein Lead, also ein loser Kontakt bzw. eine "Spur", bei der man noch nicht weiß, ob man ihm mit den eigenen Dienstleistungen oder Produkten weiterhelfen kann, wird im System angelegt. Ein Lead kann z.B. ein Kontakt auf einer Messe sein, eine Empfehlung durch einen Bekannten oder ein User der sich zu einem Newsletter angemeldet hat usw. Der Lead wird in Salesforce abgespeichert, wofür es es diverse Wege gibt, z.B. direkt über die Salesforce Oberfläche, per Import aus einer CSV Datei (z.B. aus Excel oder Outlook, siehe Screenshot) oder per Webformular. 

2.) Bei dem abgespeicherten Lead gilt es dann herauszufinden, ob man ihm weiterhelfen kann. Man nennt diesen Prozeß "Lead Nurturing", also dem "nachgehen der Spur". Kriterien ob man ihm helfen kann sind z.B. a) besteht überhaupt Interesse an den Dienstleistungen, b) sind die Preise für beide Seiten angemessen c) ist aktuell der richtige Zeipunkt usw. Natürlich kann man Leads auch selber bewerten und z.B. einstufen in "Hot, Warm, Cold" usw. oder wichtige Informationen zu ihm ablegen (aus welchem Bundesland kommt der Lead etc.) Um alle Informationen zu hinterlegen und sich bestmöglich um den Lead zu kümmern bietet Salesforce verschiedene Werkzeuge. Pro Lead lässt sich z.B. eine Kontakthistorie abspeichern. Für jede E-Mail, jedes Telefonat und jeden Termin lassen sich so die dort besprochenen Themen abspeichern. Man definiert selber welche Informationen man wo genau sehen möchte. Dabei kann man auch komplett neue Informationsfelder definieren und der Seite hinzufügen. Je nach Komplexität des Prozesses den man pro Lead durchläuft lässt sich ein sogenannter "Sales Path" anlegen. Durch ihn lässt sich der Prozeß in kleine, einfache Schritte aufteilen. Pro Schritt zeigt man an, welche Informationen für diesen benötigt werden und was zu tun ist. Dadurch kann jeder im Team genau einsehen in welchem Zustand der Lead sich gerade befindet und was jetzt als nächstes zu tun ist.

3.) Hat man herausgefunden, dass die eigene Dienstleistungen oder Produkte für den Lead interessant sind und die Eckdaten passen, wandelt man den Lead in eine Kombination aus "Contact (Kontakt)", "Account (Firma)" und optional in eine "Opportunity (Verkaufschance)“ um. Die Informationen des Leads bleiben dabei erhalten und werden auf die oben genannten Objekte kopiert. Der Contact entspricht weiterhin der Person bzw. dem Mitarbeiter. Der Account entspricht der Firma. Zu der Firma lassen sich nun weitere Mitarbeiter hinterlegen und z.B. mit Merkmalen wie "Entscheider" versehen. Bei einer Opportunity geht es um einen konkreten "Vertriebsprozess", also die nächsten Schritte. An diesem Prozess lässt sich dann ähnlich wie am Lead ein "Path" hinterlegen, um den Prozess übersichtlicher zu gestalten und auch bei einer großen Menge von Opportunities einen Überblick zu erhalten, wo man bei welchem Kunden gerade steht. Der Lead selber wird nicht gelöscht, sondern schreibgeschützt versteckt. Im Notfall kann man ihn so wieder aktivieren. Auch lassen sich nach der Konvertierung Automatismen implementieren, also z.B. dass eine Info an den Chef geschickt wird dass ein Interessent im System aufgenommen wurde oder ähnliches. Den Prozess der Umwandlung und des Kopieren von Informationen nennt man "Lead Konvertierung".